電話中の上司に声をかける方法

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電話中の上司に声をかける方法スキルアップ
ろんろん
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【社会人必見!コミュニケーション能力を身につける方法】
第7弾!


今日は、職場でよくある、電話中の上司にどうしたら上手く声をかけられるか、をお話します。


よく見かける


「ちょっといいですか?」


は絶対にNGです。


その理由はのちほど説明しています。




ずっと電話してるなんてことある~?って思うかもしれませんが、状況によっては本当にあるんです。


電話中の上司に声をかける方法は、電話中以外でも忙しそうにしている先輩・上司にも使えるので、忙しそうにしている人に声をかけるのが苦手な人は是非ご覧ください。

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忙しい人に声をかける方法

忙しい人に声をかける方法


あなたが仕事の確認をするために上司・先輩のデスクへ行くと、電話中でした。


仕方がないのでいったん自分のデスクへ戻り、少し待ってからちらりと上司のデスクを見ます。


そこにはちょうど電話対応が終わった様子。


急いで向かいますが、上司はまた次の電話をかけはじめました。


会社の繁忙期にでもなると、この光景はよくあることなんです。


行っては諦め席に戻り、次の作業をどうしたらいいかわからず、

結果周りから

『うろうろして、ぼーっとしている奴』

と思われてしまいます。

そんなの悲しいですよね。



また、いつも仕事に追われ忙しそうな人が上司だった場合は尚、あなたは大変な思いをするでしょう。


常に何かをしていて話しかけずらい、いつも忙しいのでいつもピリピリしている。


近寄りがたいタイプの上司です。

残念ながらこのようなタイプの上司は少なくありません。

勇気を振り絞って声をかけても

「今忙しいから後で!」

と言われて待っても待っても上司は来ない(忘れている)


これもあるあるな光景です。


でも、これでは明らかに仕事の効率も悪ければ、あなたも嫌になってしまいますよね。

内容に合わせて声をかける方法を変える

まず、あなたがしなければいけないことは

上司に『用事がある』ということを知らせることです。

今からシーン別で上司に声をかけたいとわかってもらう3つの方法を紹介します。

シーンに応じて最も合う方法を使い分けてくださいね。

シーン別声をかける方法1:予約を入れる

内容に合わせて声をかける方法を変える

忙しい人であればあるほど、打ち合わせなど時間をとる用事はその場で行う事を嫌がります。

なので、長い時間相手に用がある場合はあらかじめ予約を入れましょう。


この時、具体的な数字を出して伝えることがポイントになります。

「〇日のプレゼンについて14時から17時までの間で30分ほど打ち合わせをしたいのですが、いかがでしょうか?」


このように伝えてみましょう。

もし、あなたに余裕があるなら、時間に幅を持たせた方が相手も決めやすくなります。

シーン別声をかける方法2:メモを見せる

メモを見せる、という方法は電話中の相手に使います。

この方法は電話対応中の人に他から電話があった時や、しばらく電話が終わらないような時に使います。

〇〇株式会社の△△さんへ折り返し電話をしてください。
                      ■時■■分

このような感じで書きます。

折り返しの電話までにかかる時間によって対応が変わってくるので、電話を受けた日時も記入した方が良いです。

(上司の電話が終わったら言いに行けばいいや)と思うかもしれませんが、その後絶対に忘れず報告できるとは限りません。

すぐにメモで連絡を入れるくせをつけましょう。

シーン別声をかける方法:3緊急の場合

こんな時は、割り込んででも上司に声をかけるべきです。



それは




お客さまからのクレームが入った時です。


いくら上司が忙しそうだからと後回しにすると、怒られてしまう場合も・・・。

お電話中失礼します。〇〇さんからシステムトラブルがあるので至急対応してほしいと連絡がありました。

このように伝えましょう。



緊急だと思った場合は、電話中でも、会議中でも割り込んで構いません。

緊急だと判断する方法は、電話中でも会議中でも割り込んででも伝えた方が会社の為になると判断できた場合です。

もし、割り込んででも伝えた方がいいか自信がない場合は他の上司に相談してみましょう。

電話中の上司へはシーンに合わせて声をかける

電話中の上司へはシーンに合わせて声をかける
  • 時間に余裕がある場合は予約を入れよう
    →予約を取る目的で声をかける
  • 電話中の相手に電話がかかってきた場合は『会社名・人名・日時』を書いたメモを渡しましょう
  • 緊急のクレーム、トラブルは電話中でも会議中であっても割り込んで声をかけた方が良い。
    →割り込む基準はそれが会社のためになるかどうかで判断する。決められない時は他の上司・先輩に相談する

ビジネスシーンに合わせて最適な対応を心がけることで仕事の効率も上がるし、あなたの評価も上がります。

よーーーーーくやりがちな「ちょっといいですか」は今日からやめましょう。


あなたにとっての『ちょっと』と上司の『ちょっと』は違いますし、あいまいで相手も判断しにくいからです。

ろんろん
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無駄な時間を減らす、というのを意識していきましょう


相手と自分の常識の違いについての記事はこちらをクリック▽

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